基于云的文档管理系统：DocuWare Cloud

云文档管理软件：DocuWare Cloud

一流的云文档管理软件和工作流自动化内容服务适用于任何规模的团队和公司——在多租户云平台上交付。

DocuWare Cloud 可在订阅的基础上为不同规模的公司提供灵活的许可证。 每个订阅都涵盖全方位的服务包括智能索引、工作流管理器、表单创建和集成工具。只需确定您的组织需要多少用户许可证和存储容量：

DocuWare Cloud 提供完整的功能集包括智能索引、工作流管理器、表单等等存储和用户也可以随时灵活扩展。

基于云的文档管理软件的优势：

1.增强业务敏捷性

借助云您可以在服务提供商的帮助下开启新服务、添加新用户和配置新工作流程。IT 领导者无需投资新基础设施、培训新人员或许可新软件即可增加容量和增加功能。IT 人员无需进行系统升级和应用安全补丁因为云服务提供商承担了这项责任。这意味着他们有更多时间从事高优先级项目。

此外整个费用模式被颠倒了：对服务的较轻订阅被归类为运营支出而不是资本支出。这就是为什么从纯粹的预算角度来看云很有意义。

2.提高生产力

输入数据、搜索信息和通过电子邮件发送文件的工作时间不计其数。这不仅使整个流程陷入停顿而且还给错误、异常和不必要的麻烦可趁之机。

基于云的软件提供快速设置、较短的学习曲线和零停机时间使员工、经理和高管能够以最小的业务中断参与新的解决方案。您的员工可以停止在手动重复性任务上浪费时间并将例行流程推到后台仅在关键决策点与信息交互。

每个人都会注意到不再有混乱的文件和杂乱无章的文件存储。他们将体验到为特定业务需求而设计的自动化工作流程所带来的生产力提升并且易于适应不断变化的需求。

3.无限的可扩展性

基于云的服务非常适合各种规模的企业无论公司正在经历增长还是对其产品和服务的需求不断波动。对于每一个重视可扩展性的企业来说它们至关重要。通过利用 Microsoft Azure 等强大的基础架构主干、近乎无限的存储、增加的用户数量和额外的计算能力立即可用。

如果没有基于云的解决方案所带来的灵活性变通办法可能会作为临时解决方案出现。例如如果具有深厚机构知识的员工离开公司该部门的员工可能会通过创建自己的未记录的手动工作流程来填补空白。这种短期修复可能会使该人的工作更轻松但它会破坏周围人的协作流程。借助可扩展的软件可以轻松添加用户、指定其他工作流程参与者并避免这种非生产性场景。

4.安全信息管理

安全是每个公司的首要任务。云文档管理系统利用主动、全面的数据中心安全性以及从单个系统控制的详细用户配置文件。
对文档和工作流信息的访问基于复杂的权限结构。这样您可以管理和控制哪些员工获得读取、保存、处理、导出、编辑或删除数据的权限。因此您可以组织所有操作以保护您的数据和文档的机密性和保护性。您还可以使用合法有效的数字签名验证工作流程中重要文档的完整性。

DocuWare Cloud 等解决方案的架构旨在始终确保数据保护的高度安全性。 此外其 Microsoft Azure 平台还提供针对加密病毒、勒索软件和其他恶意软件的进一步保护。由于 Azure 拥有一支专注于安全的大型团队因此大多数病毒和其他网络威胁都是已知的。即使是全新的病毒也不会传播到您公司的其他文档中因为恶意软件无法访问每个客户的相应数据存储。

如果您选择基于云的文档管理您将获得巨大的安心。顶级文档管理提供商使用冗余数据存储来确保快速和完整的灾难恢复过程。即使您的企业受到网络攻击或自然灾害的打击您的文件也将是安全的并且可以立即访问。

5.移动访问

云解决方案关乎随时随地的全面可用性——设备、操作系统和物理位置与员工完成工作无关。捕获、路由和批准文档等关键任务都应该可以通过移动应用程序完成。

商务旅行再次成为工作生活中不可或缺的一部分。使用移动应用程序您应该能够访问所有文档、参与工作流程并直接从平板电脑或智能手机存储文档。移动应用程序应该反映笔记本电脑或台式机上软件的外观和感觉并且不需要额外的培训。

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文档管理不仅仅涉及以电子方式归档和管理文档。它最终是一个系统使地理上分散的知识工作者能够参与数字工作流程从而消除他们日常职责中的摩擦。

基于云的文档管理解决了这些常见的 IT 难题同时使 IT 团队和企业所有者都能取得成功。它使即使是最小的公司也能够通过超过行业标准的可扩展存储和计算火力和安全性来提供改变游戏规则的体验。

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