2023年如何在知识管理中构建成功的知识图谱/知识库？

知识资产对业务绩效至关重要可以决定项目的成败。知识使竞争与众不同让您的企业超越竞争对手。

在知识管理方面创造知识是不够的——您的员工需要能够轻松找到您所知道的内容。如果没有知识发现你就有可能浪费时间和金钱来重新创建相同的知识。

如果您的企业有一张地图可以准确显示您拥有的知识并为找到正确知识铺平道路那不是很好吗这就是知识图谱发挥作用的地方。

知识图谱的定义

知识图谱是组织知识资产的可视化表示。它使您可以识别知识中的差距并协助知识流。员工可以查明关键知识的位置并查看它们如何在组织中流动以及知识中的任何差距。

知识图谱/知识库最适合希望提高其知识管理能力并加速整个组织内知识共享和转移的企业。知识地图实际上并不存储企业的知识 - 它只是告诉你在哪里可以找到它。

知识图谱允许您

发现和排序知识资产。知识资产可以是隐性的例如员工对流程的了解也可以是明确的例如项目报告。

找到您的知识资产。这些知识可以成为您的 IT 基础架构的一部分也可以保存在个人或团队中。

以可视化方式将所有知识资产连接在一起。很容易看出您的公司拥有哪些知识以及缺乏什么知识。

知识图谱的优势

在实现知识图谱时您可以期望从中受益许多优势。

提高知识保留率。员工成为知识的共同创造者并在记录他们的知识以造福其他人方面发挥积极作用。即使关键员工离开组织您也会保留他们的知识以备将来使用。

在访问集体知识方面为员工策划体验。当知识资产位于知识图谱中时很容易访问公司的智力资本。

使以知识为中心的支持成为可能。员工可以使用知识图谱更快地找到正确的知识从而更快地回答内部和外部支持请求。

发现未记录的知识。知识图谱显示您在某个区域中缺少知识的位置。您可以识别需要将隐性转化为显性知识的弱点和领域。

促进团队之间的合作。当您可以直观地看到其他团队知道的内容时在团队之间共享知识和转移会更容易。这减少了知识孤岛并节省了重复工作。

让员工发现新知识。知识图谱直观展示知识资产。这意味着员工可以导航到地图的不同部分并在此过程中发现新的资产和地图。

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如何创建知识图谱

现在我们将介绍创建知识图谱时需要执行的步骤。

• 1. 概述您的计划

您不应该盲目地立即创建知识地图。它有助于在知识管理策略的上下文中定义知识映射以便创建最有效的映射。

问问自己

您希望通过知识图实现什么目标你心目中的目标是什么

知识映射在您的整体知识管理策略中处于什么位置

谁将参与知识图谱过程谁将负责使知识图谱保持最新

知识图谱的必要工具是什么例如知识图谱软件至关重要。

• 2. 分析业务中的重要程序

您需要检查您的业务功能以确定哪些材料可以作为知识映射的合适材料。

并非每个业务领域都适合知识映射。列出您认为可以构成良好知识图谱的主题。询问领导者和经理他们的员工需要哪些知识来完成他们所在领域的工作以了解您在创建知识图谱时需要与谁交谈。

• 3. 选择您的知识图谱主题

与您的团队会面并选择要创建的知识映射主题。您可以使用专门的软件程序来帮助您创建知识图谱因此您可能需要使用他们的现成地图模板之一来帮助您完成此过程。

例如如果要记录软件更新请选择适当的知识库/知识图谱模板。选择一个将保存成功执行软件更新所需的所有信息。

比如BaklibBaklib知识库是一个内容创作系统。您登录到平台从头开始或使用Baklib知识库提供的模板构建知识库。然后您开始使用提供所见即所得视图的简单编辑器来填充您的知识库。您可以使用图像和视频、表格和标注轻松设置文本格式确保您的内容以最适合您的用户的方式设计。

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• 4. 将主题分解为必要的步骤

确定要映射的流程后您需要列出流程中的所有步骤因为这些步骤将构成知识图谱的一部分。与知识渊博的团队成员合作确保您不会错过任何步骤。

应使用表示流程中每个步骤的节点创建知识图谱。知识图谱软件允许您轻松创建代表企业中持有的知识的知识图谱。这是您实际创建知识图谱的阶段。

您可能正在创建有关如何启动新软件更新的知识图谱。您需要包括与更新支持文档、对支持人员进行新功能培训以及软件 beta 测试相关的知识。这些都应该包含在您的知识地图中。

• 5. 确定需要哪些知识资产

确定知识图谱流程中的所有相关步骤并实际创建知识图谱后您需要收集与每个节点相关的知识资产。大多数组织都拥有许多资源因此不要迷失在信息的海洋中非常重要。

执行以下步骤

突出显示流程中的核心步骤每个步骤由知识图谱上的一个节点表示。

确定与谁交谈以开发您的知识图谱 - 例如您的开发团队

在发现或创建相关知识资产时将其附加到地图。

知识资产可以有多种形式。例如

– 图片

-电子表格 -单词文档

-清单

-流程图和图表 -演示说明和幻灯片

-文章和音频文件

• 6. 填补知识空白

知识图谱的一大优点是它可以帮助您发现知识中的差距。在创建知识图谱时您一定会找到未记录的区域。

这是您将隐性知识转化为显性知识的机会。即使您的团队成员尽最大努力回答问题最好还是记录他们的知识以防员工生病、度假或永远离开公司。记录他们的知识并将其附加到您的知识图谱中任何人都可以找到它。

• 7. 以可访问的格式存储知识地图

许多知识图谱软件允许您创建可以作为文档下载的知识图谱。将这些文档存储在内部知识库如 Document360中公司中的任何人都可以访问它们并利用您的知识图谱。确保将所有知识资产整理到一个文件夹中以便可以轻松地从知识图谱链接到它们。

• 8. 将相关知识图谱链接在一起

知识图谱必然会相互重叠。如果您有包含相关信息的知识图谱请在它们之间链接以便员工可以发现他们可能没有听说过的新知识图谱。这是促进业务中真正知识发现的方法也是知识图谱的主要目的。

知识图谱/知识库要记住的关键事项

在映射您的知识时需要牢记一些重要的事情。

避免用太多信息淹没地图。地图是指向知识资产的一种路标而不是存储实际数据的地方。从地图链接到您的知识资产以便用户知道在哪里可以找到相关文档。

保持知识图谱主题简洁。这有助于决定要包含哪些资产。如果您的主题很广泛请考虑将其分解为几个具有自己地图的子主题。

与了解该主题的员工合作。您不必提名其他人负责知识映射过程但您确实希望具有专业知识的人来审查该主题。

结语

您的知识地图有可能改变您开展业务的方式并为您的员工提供宝贵的资源以了解您的组织拥有什么样的知识。

与主题专家合作使您的知识图谱保持最新且有用。不断迭代并添加新的知识资产因为您的业务从来都不是一成不变的。