【信息系统项目管理师】复盘沟通管理论文素材

一.制定沟通管理计划

规划沟通管理是根据干系人的信息需要和需求以及组织内的可用资产情况制订合适的项目沟通规定和计划的过程。在项目章程得到批准后我便调取了识别干系人的输出干系人登记册马上了解各个干系人对于项目沟通的期待后对于内部干系人有上级领导团队成员SQA我制定了三个会议每日早会每日内部成果Review会不定期和里程碑报告会针对外部干系人的沟通需求也制定了三个会议技术课题讨论会不定期周报告会月次报告会同时规定好并定义了会议的参加者沟通信息内容和格式会议时长等信息比如以最重要的周报告来说面向公司高层依据领导关心的报告内容以进度成本风险等为主报告格式参考了之前的项目保存在JIRA的Confluence中会后会议纪要也同时记在上面再邮件组展开等。在听取了本公司上级领导团队成员甲方干系人的建议后我将修改好的沟通管理计划合并到项目管理计划中。

二.管理沟通

管理沟通是根据沟通管理计划在整个项目生命周期中对信息进行生成存储分发的一个过程它的目的是促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通。在项目开始之后我便根据沟通管理计划的内容对于月次报告每周五的周定例会在Outlook上面预约了相关的干系人分为必须参加和任意预约然后在每次重要的之前将绩效报告的信息提前写到Confluence上包括有进度成本的情况质量风险的状态以及项目遇到的课题等。会议以后为了可以更好的查看回顾沟通情况我要求像周会月次报告会这些会议后都要留下相应的会议纪要还有会议上决定做的事项我们也都写到了Todo列表中将这些信息都放到Confluence之后再以邮件的方式展开给干系人。

三.控制沟通

控制沟通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督与控制的过程他的作用就是提高干系人对项目的支持将干系人的抵制降到最低。随着项目顺利开展项目风险和不确定因素也逐渐变小了。重要干系人对信息的需求也从风险审计慢慢的转向了流程效率改善上。通过看邮件组发出的每周会议纪要察觉这一点后我及时和重要干系人主动确认了当前沟通信息的需求并修改了沟通管理计划将每周一次的周会改为了隔一周一次同时在成本和进度绩效照常报告外在报告模版中简化了风险跟踪情况的报告并增加了实施效率改善活动的内容随着项目进入综合评价阶段我和团队成员开会后选出了一些常见的BUG进行了whywhy分析并将分析结果也写入到了周报中同时取消了里程碑报告会外的月次报告会改为了邮件组推式沟通方式发送月次绩效报告。

心得体会

1项目的沟通很大程度上受到组织的影响所以在制定沟通管理计划时必须考虑组织的生态。
2在日常项目工作中的沟通不在于说了什么更应该关注对方理解了什么还有在沟通中反馈很重要。
3建设高战斗力的团队必须要有良好的沟通作为基础。
4从干系人这里获得需求和期望的工具访谈引导式研讨会等都依赖于沟通为基础。
5对于沟通的内容包括绩效报告质量风险情况以及会议后的会议纪安排专人做记录这是一个良好的实践。
6范围说明书是与干系人沟通的基础。
7组织内知识的分享也是沟通的一种很好的应用。

不足之处

1在编制沟通管理计划时没有充分考虑沟通的成本。
2在项目实施过程中对非正式渠道沟通的使用和控制还不够好