区块链技术在电子档案管理中的应用场景分析

在上一篇文章《区块链基本特性及其与电子档案管理的契合点》中已经提到基于区块链技术“去中心化、不可篡改、公开透明、可追溯”等基本特性有望解决电子档案管理中可信管理、资源整合、数据确权、权责界定、数据备份、标准统一等一系列问题。那么在电子档案管理中有哪些具体的应用场景可以结合区块链技术开展创新应用呢综合分析档案馆、机关、企业、个人等各类用户的电子档案管理需求我们认为以下六个场景可以发挥区块链技术的优势可以称之为区块链+电子档案管理的六大应用场景。

基于区块链的民生档案跨馆出证

为建立方便人民群众的档案利用体系自“十二五”以来全国各级档案馆都在不断研究和探索档案跨馆利用的各种模式。在传统的档案跨馆利用模式中往往存在档案信息资源整合困难、档案证明无法验证真伪等问题。而基于区块链的分布式数据存储、非对称加密、共识机制、智能合约等技术则能较好的解决这些问题。

基于区块链的民生档案跨馆出证首先由区域内的档案馆组建民生档案跨馆出证联盟联盟成员共同制定民生档案目录标准体系确定隐私策略和智能合约。各个档案馆作为平等的区块链节点共同构建民生档案跨馆服务区块链网络办事机构、社区等也可以作为节点接入区块链网络。基于区块链的民生档案跨馆出证模式如下图所示

各档案馆按照民生档案目录标准体系要求准备本单位的民生档案目录数据并上传到区块链上。查档人员去就近档案馆/社区节点提出查档申请现阶段民生档案服务平台大都部署在政务网上将来如果部分公开信息能够部署在互联网上老百姓就可以实现手机查档和出证了档案馆接待人员在馆际共享服务系统中发起查档请求平台基于设定的智能合约自动进行受理反馈并上链查询民生档案查到信息后出具档案证明并将出证信息上链保存同时将出具的档案证明发送给发起查档请求的档案馆/社区节点档案馆/社区节点再根据查档人员需求把纸质或者电子的档案证明反馈给查档人员。查档人员去某办事机构办理业务提交档案证明文件办事机构业务人员可通过区块链网络提供的查验服务直接对电子档案证明或者通过扫描纸质档案证明上的二维码进行档案证明的真伪验证。

基于区块链的业务档案存证溯源

目前部分单位的业务档案管理存在电子档案形成不规范、电子档案真实性难以保障、业务行为难以追溯查询等问题。而基于区块链的业务档案存证溯源由电子档案生命周期牵涉到的各单位共同构建联盟链利用区块链分布式、公开透明、不可篡改、可追溯等特性搭建一个业务档案存证溯源和防伪认证平台可提供业务档案数据存证、防伪验证、档案溯源、数据查验、文件取证等功能。

以公共资源交易业务档案为例在招投标业务中引入区块链技术由公共资源交易中心、招标代理机构、监管部门等组建公共资源交易区块链联盟并完成区块链平台和电子招投标系统、电子档案管理系统之间的对接。如下图所示

 招标代理公司、投标公司等在电子招投标系统中上传的招标文件、投标文件及开标过程中产生的交易数据系统均做交易行为、交易数据上链存证操作由于电子标书文件很大实际上链存证的是电子标书的哈希值交易完成后在归档和档案管理环节所有的归档信息、整理信息、利用信息也全部上链保存确保每个业务环节都可以追溯。招标人、投标人和监管部门可随时通过系统查询数据上链存证信息。当发生纠纷时司法部门可通过区块链平台进行取证区块链平台上的数据可以作为电子证据使用。基于区块链的公共资源交易业务档案管理既实现了交易数据、资料的不可篡改性、完整性也确保了交易行为、交易数据、资料的上链存证及全程可溯可查促使公共资源交易更加公平、公正、公开。

基于区块链的电子文件全生命周期可信管理

在电子文件全生命周期管理过程中涉及到多部门权责的界定和交接缺乏很好的技术手段来保证电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”现阶段普遍使用的在数字签名、电子印章、时间戳、数字摘要等众多真实性保证技术手段中数字签名、电子印章、时间戳都存在第三方技术依赖性数字摘要相对是最轻量级的但数字摘要本身也面临丢失、损毁的风险。而基于区块链技术的不可篡改、非对称加密、公开透明等特点数据一旦记入区块链便不可篡改、永不删除为电子文件全生命周期可信管理提供了新的解决思路。

基于区块链的电子文件全生命周期可信管理模型如下图所示

 首先在档案馆和立档单位之间建立电子文件可信管理区块链联盟构建基于区块链的电子文件可信管理平台为电子文件全生命周期的可信管理奠定基础。在电子文件归档和电子档案移交接收环节数据移交方通过调用区块链平台的真实性保障服务将电子文件/电子档案的重要元数据信息生成数字摘要保存到区块链平台上数据接收方通过调用区块链平台的验证服务查验接收的电子档案的真实性。验证通过后再将电子档案的元数据信息和接收过程信息生成数字摘要保存到区块链上。在电子档案长期保存环节可定期将保存的电子档案生成的数字摘要与区块链上的数字摘要进行比对从而确保电子档案长期保存过程中的真实性。

基于区块链的档案数字资源长期保存

基于区块链的档案数字资源长期保存适用于区域电子档案备份中心。建议由区域电子档案备份中心成员单位组成档案数字资源长期保存联盟基于档案广域网搭建区块链平台。各档案馆的档案数字资源进入档案保存库时将档号、题名、文件大小等信息生成数字摘要上链保存并定期将本单位的档案数字资源同步至区域电子档案备份中心进行备份区域电子档案备份中心可对备份的档案数字资源定期生成数字摘要与区块链上的数字摘要进行比对确保档案数字资源长期安全保存。

 基于区块链的珍贵档案数字藏品平台

所谓数字藏品是指运用区块链技术对应特定的作品、艺术品生成的唯一数字凭证在保护其数字版权的基础上实现真实可信的数字化发行、购买、收藏和使用。自去年下半年以来数字藏品在国内异常火爆国内博物馆数字藏品的发售从去年第四季度以来可以说是如火如荼目前已有上百家博物馆陆续发行各自的数字藏品。越来越多的文化场馆比如图书馆、美术馆、纪念馆等都开始与商业组织合作开展数字藏品的开发和发行工作并取得了很好的市场反响为馆藏优质文化内容插上了科技的翅膀。

其实同样作为公共文化场馆的档案馆也蕴藏着大量的馆藏珍品其中红色文化、古代历史、近代发展、现代文明等馆藏内容更是具有广泛的教育意义和传播价值。因此档案馆可以建立基于区块链的珍贵档案数字藏品平台将馆藏珍品以图片、三维模型、视频的形式进行二次创作以数字藏品的方式予以发行和传播既有利于馆藏珍品的保管收藏也大大延伸了档案馆的展陈空间。

 

基于区块链的互联网数据存证平台

互联网时代电子数据成为了常见的证据形式人们对电子数据存证取证的需求日益增长。然而与传统实物证据相比电子数据普遍具有易消亡、易篡改、技术依赖性高等特点使得其存在“存证难”“取证难”的困境。

基于区块链技术去中心化、不可篡改、可追溯的特点可以在互联网上建立基于区块链的数据存证平台。数据存证平台由数据存证服务商、法院、公证处、档案馆等组成区块链联盟依靠区块链分布式数据存储、共识机制、非对称加密等核心技术保证数据真实、可信、不可篡改,实现存证、查证、出证一体化管理。对于个人用户和企业用户选择需要存证的数据如创意设计、原创小说、科研成果等通过哈希算法计算出数字摘要再将数字摘要写入区块链一经写入便无法篡改完成了对数据的存证确权当发生纠纷时司法机关可通过存证平台在线取证让取证不再困难。

互联网数据存证平台本身和电子档案没有直接关系不一定只有电子档案才需要存证任何有价值的电子数据和电子文件都可以存证。但数据存证区块链联盟中加入档案馆节点一方面提升了联盟的公信力另一方面也提升了数据存证的专业度可以按照“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案管理要求来规范电子数据的管理过程。

以上对区块链技术在电子档案管理中的六大应用场景进行了分析需要说明的是这些场景是有前置条件的最终能不能落地取决于很多因素。比如网络问题如果档案数据需要离线备份那档案数字资源长期保存的场景就没法落地再比如政策问题如果数字藏品的合规性存在风险也不会有档案馆愿意发行数字藏品。

最后笔者还是想说虽然区块链技术是解决电子档案信任问题的天然技术工具但现阶段人们对电子档案的信任主要还是基于对档案馆这一权威机构的信任区块链技术在现行信任体制框架下仅仅发挥着一种补充作用并不是必须的。况且档案部门网络环境复杂网络之间相互隔离的情况比比皆是再加上实施区块链系统的成本不低还会在一定程度上影响系统性能所以具体用不用需要评估综合性价比。