区块链基本特性及其与电子档案管理的契合点

区块链作为一项新兴的计算机技术其“去中心化、不可篡改、可追溯”等技术特性可以构建一种全新的信任机制和应用模式确保电子档案的来源可靠内容可信过程可溯。下面我们就来聊聊区块链的基本特性及其与电子档案管理的契合点。
 

电子档案单套制管理要求

2020年发布的《中华人民共和国档案法》第三十七条指出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力可以以电子形式作为凭证使用”为电子档案单套制管理提供了原则要求和法律支撑。同时随着最新的档案行业标准《电子档案移交接收操作规程》DA/T 93-2022的发布越来越多的电子档案将移交进馆。因此在当前数字化改革的背景下电子档案单套管理必将是未来的发展趋势。然而在电子档案单套管理过程中如何确保电子档案的“四性”如何满足《档案法》提出的“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求是目前各级档案部门面临的重要问题也是亟待解决的问题。

区块链的特征及价值

区块链技术自2009年随着比特币诞生以来已经经历了十多年的发展区块链应用也从最初的数字货币拓展到金融服务、医疗健康、IP版权、教育就业、物联网、社会管理、文化娱乐等众多领域。区块链根据应用场景和设计体系的不同一般分为公有链、联盟链和私有链三类。

 

关于区块链的特征不同报告中的介绍措辞不尽相同但是“去中心化、不可篡改、公开透明、自治性、匿名性”这五大特征基本得到了共识。从技术上来说区块链技术并不是一种单一的技术而是多种技术整合应用的结果其中最核心的三大技术是共识机制、分布式账本、智能合约。

区块链技术基于“分布式数据存储、共识机制、智能合约、加密算法”等多种成熟技术开拓了一种创新应用模式在构建信任基础、提高协作效率、打破信息孤岛等方面具有突出的优势。那么区块链究竟有什么用呢笔者认为可以用8个字总结即“存证、溯源、协同、激励”。

 

存证

区块链中所有参与节点共同完成数据存储和维护任意节点都无法实现对数据的完全控制保障区块信息不可篡改提高数据的权威性,因此区块链上的数据可以作为证据使用。2018年最高法发布的《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》指出“当事人提交的电子数据通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证能够证明其真实性的互联网法院应当确认。” 明确了区块链上数据的证据价值。

溯源

区块链平台搭建完成后数据一经上链即可确定与用户间的锚定关系且后续的每一次相关数据操作都会被记录下来实现可查、可追溯、可问责的全方位透明管理。既提高了数据本身的可信任度同时也能助力监管机构的管理。

协同

区块链平台基于事先定义好的智能合约当满足条件时自动按照智能合约执行相关的操作并产生相应的可以被验证的证据来说明执行合约操作的有效性降低了用户间沟通协作成本极大的提高了协同效率。
 

激励

基于通证经济面向不同群体构建激励机制对相关企业和人员的行为起到导向性作用强化正确行为弱化不当行为。可基于联盟链发行数字通证对各方参与者进行激励区块链网络只有具备有效的激励机制才能使其更长久的运行下去。

区块链与电子档案管理的契合点

区块链与电子档案管理的契合点主要体现在区块链技术在解决电子档案管理问题的能力上这也在一定程度上决定了区块链技术在电子档案管理中的应用前景。具体来说包括以下六个方面

 

1

电子档案可信管理问题

由于电子档案易篡改、易损坏、载体可分离等特点导致电子档案的原始性、真实性不能有效保证特别是实施单套制之后电子档案的可信管理更是遇到前所未有的挑战。基于区块链技术的防篡改、可追溯等特点是解决数据信任问题的天然技术工具对于切实有效地保障电子档案的真实可信有着独到的技术优势和应用价值。

2

资源整合问题

在政府部门大力推进政务数据共享的大背景下促进区域档案信息共享利用是档案部门的一项重要工作然而档案信息资源分散保存于各个档案馆中档案信息资源整合难度非常大。分布式存储是区块链的核心技术基于分布式存储技术可将各档案馆分布式的档案信息资源库作为区块链中的一个节点实现档案信息资源整合同时区块链中的共识机制保证了每个节点的地位平等性都必须遵循统一的协议解决了分布式管理下如何达成行动一致的问题。

3

权责界定问题

电子文件归档、电子档案移交接收、档案信息资源跨馆利用等业务都需要明确协作各方的职责和业务操作规则。基于区块链网络的智能合约可将各类规则自动固化到区块链平台上由计算机系统按照规则执行杜绝人为干涉。在电子文件归档、电子档案移交、跨馆出证等业务环节按照智能合约自动执行业务规则可以实现权责清晰界定、促进业务协同、提高工作效率。

4

数据确权问题

由于电子文件、电子档案易复制的特点及其载体可分离的特性电子文件档案一经多次复制其原始性和归属权就很难判定特别是涉及知识产权侵权等问题时维权也是异常的复杂和困难。而区块链技术为数据确权问题的解决提供了一套全新的解决方案。基于区块链技术不可篡改、非对称加密的特点数据一旦上链即完成了确权登记可以防止由于电子文件的易复制性带来的版权保护和数据确权问题。

5

数据备份问题

为保障档案信息资源长期保存一般需要同时保存多套数据备份备份工作耗时耗力后期维护工作量大、成本高、而且还存在一定的失败风险。基于区块链技术分布式账本的特点将数据分散存储在区块链网络的所有节点上每个节点都拥有全部数据天然就完成了档案信息资源的跨地域多套备份。

6

标准统一问题

为了便于档案信息资源整合和共享利用无论是电子文件归档还是电子档案移交接收必须按照统一的标准执行比如采用统一的档号编制规则、统一的元数据方案、统一的数据组织方式等但由于历史原因要统一各方的数据标准难度很大。采用区块链技术后可统一制定区块链联盟的接入标准将电子档案的业务标准固化其中按照智能合约的规则由程序自动执行不符合标准的单位档案信息资源库无法接入可有效解决各类数据标准统一问题。

从上述分析可以看出区块链技术的基本特性与电子档案管理中碰到的问题有很多契合点有望成为实现电子档案单套管理过程中“来源可靠、程序规范、要素合规”的利器有关区块链技术在电子档案管理中的具体应用场景分析我们将在下一篇文章中详细剖析。